プライバシーポリシー

個人情報保護方針

立教中学校・高等学校同窓会（以下、「同窓会」という）は、個人情報の保護に関する法律および関係諸法令などを遵守します。
同窓会は同窓会が保有する個人情報について『個人情報保護規程』を遵守し、個人情報を適切に保護します。
個人情報保護の管理責任者を任命し、『個人情報保護規程』の実施、維持、継続的改善に努めます。
提供いただいた個人情報の利用、提供は同窓会の業務に必要不可欠な範囲内に限定し、第三者への提供及び開示等はいたしません。

立教中学校・高等学校同窓会個人情報保護規程

（目的）

第1条この規程は、立教中学校・高等学校同窓会（以下、「同窓会」という）が保有する個人情報の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、個人情報の適切な収集、利用、管理および保存を図り、もって同窓会における個人の権益およびプライバシーの保護に資することを目的とする。

（定義）

第2条この規程において「個人情報」とは、同窓会会員に関する情報であって、同窓会が業務上取得し、または作成したもののうち、当該情報に関わる個人（以下、「会員」という）が識別され、または識別可能なものをいう。

2.この規程において「個人情報管理者」とは、同窓会の会長、副会長、監事、理事、委員、事務局等個人情報を管理する立場にある者をいう。

（責務）

第3条同窓会事務局は、会員のプライバシーの保護に努めなければならない。

2. 同窓会役員および事務局員であった者は、職務上知り得た個人情報を漏えいし、または不当な目的に使用してはならない。

（収集の制限）

第4条個人情報の収集は、同窓会の活動・運営のための諸業務（以下、「同窓会の業務」という）に必要不可欠な範囲内に限定するものとする。

2.個人情報の収集は、思想、信条および信教の調査を目的としてはならない。

3.個人情報の収集は、適正かつ公正な手段により、会員から直接に行わなければならない。

（利用および提供の制限）

第5条人情報の利用は、同窓会の業務に必要不可欠な範囲内に限定するものとする。

2.個人情報は、次に掲げる場合を除き、これを会員以外に提供してはならない。

（1）同窓会の業務に必要不可欠の場合

（2）会員の同意がある場合

（3）法令に基づく提供依頼があった場合

（4）前3号のほか、会員以外への提供基準に合致する場合

（適正管理）

第6条個人情報管理者は、個人情報の安全性および信頼性を確保するため、所管の個人情報の漏えい、滅失、毀損および改ざんの防止に関し、必要な措置を講じなければならない。

2. 個人情報管理者は、前項の個人情報を、その利用目的に応じ、最新の状態に保つよう努めなければならない。

（適正管理）

第7条個人情報の取扱いを含む業務を外部に委託する場合は、個人情報の保護に必要な事項について、契約しなければならない。

（開示の請求）

第8条会員は、自己に関する個人情報について、開示の請求をすることができる。

2.前項の請求は、当該請求に必要な事項を明記した文書を、当該個人情報管理者あてに提出して行うものとする。

3.第1項の請求を受けた個人情報管理者は、当該個人情報を開示するものとする。ただし、開示をしないことに正当な理由があると認められる個人情報については、この限りでない。

（訂正の請求）

第9条会員は、自己に関する個人情報に誤りがある場合に、その訂正を請求することができる。

2.前条第2項の規定は、訂正の請求について、これを準用する。

3.第1項の請求を受けた個人情報管理者は、当該請求に関わる事実を調査・確認し、速やかにこれに応じるものとする。

（苦情の申立て）

第10条会員は、個人情報の取扱いに関し、総務委員会に苦情申立てをすることができる。

2.前項の申立ては、当該個人情報管理者を経て、総務委員会宛に提出するものとする。

3.総務委員会は、苦情内容を調査・確認し、結果を当該会員に直接通知するとともに、可及的すみやかに会長または副会長もしくは担当理事に通告する。

（施行細則）

第11条個人情報の適正管理に関する指針、会員による苦情申立ての手続き、個人情報の会員以外への提供基準など、この規程の施行細則は理事会が定めるものとする。

（規程の改廃）

第12条この規程の改廃は、理事会の議を経て、会長が行う。

付則

この規程は、2012年11月1日から施行する。

この規程は、2024年10月7日に改定し、同日より施行する。

施行細則

第1条　同窓会会員が各学年同窓会等の個別同窓会（以下、当該同窓会という）を開催する場合で、主催する同窓会会員（以下、主催者という）から個人情報の提供を求められた場合の取り扱いは以下（第２条以下）の通りとする。

第2条　主催者は当該同窓会の開催目的を明確にし、書面にて個人情報保護規程の第2条2項の同窓会個人情報管理者（代表として同窓会会長）に提出すること。

第3条　主催者は責任者として名前及び連絡先を明確にし、書面にて個人情報保護規程の第2条2項の同窓会個人情報管理者（代表として同窓会会長）に提出すること。

第4条　主催者は当該同窓会案内の内容を、書面にて個人情報保護規程の第2条2項の同窓会個人情報管理者（代表として同窓会会長）に提出し、同窓会会長は案内の内容を確認すること。

第5条　以上の施行細則第2条から第４条に関しては、同窓会理事会にて確認、精査した上で、理事会の承認を得たものに関して、以下（第６条、第７条）の対応をするものとする。

第6条　個人情報保護規程の第2条2項の同窓会個人情報管理者は、当該同窓会開催案内におけるラベル（住所、名前記載）を印刷し、ラベルシールを案内封筒に貼付し、案内内容物を確認した上で、発送することとする。

第7条　当該同窓会主催者は、発送代行手数料として、同窓会に対して、発送に係る実費を支払うこととする。

第8条　当該同窓会において知り得た個人情報については、第三者に対して流出、漏えいをすることを禁じ、主催者は管理責任者として責務を負うこととする。

付則

この施行細則は、2024年10月7日から施行する。